この記事は2020年7月29日に[Great Signコラム]に掲載された内容を転載したものです。
新型コロナウイルスの影響によりテレワークが広がっている中、印鑑を押すために出社せざるを得ない企業も多いのではないでしょうか。
押印の手間を省くためには電子契約の導入が有効です。電子契約を導入する際に何か準備が必要なのではと迷っている方もいらっしゃるかもしれません。今回は、電子契約導入時に社内で決めておくべきことを解説いたします。
電子契約を利用する対象を決める
電子契約を導入する際にどの契約書類を適用させるかを決めましょう。
電子契約のスモールスタート
新しく企業にシステムを導入する場合は、スモールスタートで始めるのが原則だといわれています。スモールスタートとは、新たな事業を立ち上げる際に機能やサービスをすべて盛り込むのではなく、まず限定的に開始し、徐々に規模を拡大していくという方法です。
導入コストを抑えながら方向性を変えられ、また撤退などのリスクも最小限で済むため、IT分野では多く使われる手法です。
徐々に拡大していく
スモールスタートで電子契約の効果や安全性などを確かめたら、対象となる取引先、契約内容、文書を決定します。
業務委託契約書や秘密保持契約書など重要度が高くない書類から電子契約を始め、徐々に運用していくことをおすすめします。
書類管理に活用
電子契約サービスは契約書だけでなく、誓約書や同意書、覚書など様々な文書にも活用できます。書類管理を効率的に行いたい場合にも電子契約は効果的です。電子契約は電子署名を施すことで法的効力を持ちます。
電子契約の管理方法を決める
電子契約書は紙と同様に厳重に管理する必要があります。管理者と管理方法を決めましょう。
管理者は誰が好ましいのか
導入方法を決める際に最も重要視すべきなのが管理者です。
電子契約は、電子契約サービスにログインすることでアクセスできますが、機密性を保持するためにもできるだけアクセス可能な人数は少数に収めておくべきです。
社長や法務の担当者など、役職に就いている人が電子契約の管理者として好ましいとされています。電子契約サービスのアカウントは契約の手続きや契約書の管理を行うためのものであるため、取引や作成にかかわるすべてのスタッフに教える必要性はありません。
締結する際に重要となる電子署名を誰が行うのか、本人ではなく権限委譲の場合も想定して決めておくと良いでしょう。
管理権限の社内ルール
電子契約サービスのアカウントを知っている人間を決めたら、社内ルールとして管理権限についても定めておくことをおすすめします。アクセス権限を徹底しておくことはセキュリティ対策としても有効です。
契約書の管理
紙の契約書を管理する場合、誰がどの契約を進めているのか、契約書を誰が持ち出したかなど全てを把握するのが難しいですが、電子契約であれば誰が締結したのか、編集したのか、状況はどうなっているのかなどを確認することができます。
しかし、取引先によっては紙の契約書を使用しなければならない場合もあります。クラウドを主軸にデータ化して保存するのか、紙を主軸に保存するのかを決めておきましょう。紙の契約書はスキャンすることでデータとして保存することができます。
電子契約でのワークフローを決める
電子契約はワークフローの効率向上に効果的です。電子化する際に決めておくべきことをご紹介します。
ワークフローを電子化するメリット
ワークフローを電子化することは伝達や共有のスピード、検索などの操作性向上に繋がります。また、アクセス制限を設定することができるためセキュリティも強化できます。文書が発生すると回付することが難しく、意思決定や承認まで時間がかかってしまいます。
電子契約であれば社外にいても確認することができるため、業務効率化が期待できます。
契約書ごとにワークフローを決めよう
契約書の内容によっては、発注書など担当者だけで完結するものもあれば社長の承認や決裁が必要になるものなどワークフローが異なります。契約書ごとにワークフローを決めておくことで、電子契約書を導入してもスムーズに移行することができます。
複数人の承認が必要な契約書を扱う場合は、稟議機能が搭載された電子契約サービスを導入することをおすすめします。
社内稟議の電子化
電子契約サービスにおける稟議機能とは、あらかじめ設定した担当者全員が合意した場合のみ契約書を先方に送付することができるというものです。稟議機能を活用すると、紙の契約書と同じようにサービス運用を慎重に行うことができます。重要度の高い契約は高額売買を伴うことが多く、社長などの承認を得ることが必要になります。
しかし社長が必ず社内にいるとは限らないため、電子契約サービスを利用してどこでも確認できる環境を構築するのが有効であるといえます。
まとめ
電子契約サービスを導入することで業務効率を上げることができます。契約書の作成だけでなく書類の管理や社内稟議など様々な機能を搭載したサービスもあるため用途に合わせて導入することをおすすめします。
導入前にアカウントの管理者や管理方法、ワークフローなどを検討しておくことでよりスムーズに電子化に移行することができます。
お知らせ
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