この記事は2020年7月29日に[Great Signコラム]に掲載された内容を転載したものです。
契約業務を効率的に行うため、電子契約システムを導入する企業が増加しています。
電子契約システムには契約だけでなく様々なメリットがあります。しかし機能が多いだけにどのシステムを選べばより効率化できるのか、迷ってしまうという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は電子契約システムのメリットと選び方について詳しく解説いたします。
電子契約システムを利用するメリット
電子契約システムを企業で導入するとどのようなメリットがあるのか解説いたします。
電子契約システムとは
電子契約システムとはクラウド上で見積もりから契約書の作成、提出、注文履歴の管理まで行うことができるシステムです。
電子契約のサービスとして、紙の文書を使うことなくペーパーレスで契約の見積もりからアフターフォローまで行うことができます。
クラウド上で種類別に管理することができるため目的の書類をすぐに検索することができ、誰が契約書を編集したのか、締結したのかなどの情報をすぐに取り出すことが可能です。
電子契約システム導入のメリット
電子契約システムはペーパーレスで業務を進めることができるため、収入印紙や郵送費などの必要経費を削減することができます。また、書面での契約の場合原本とコピーを別に作成し保管しておく必要がありますが、電子契約はその必要がありません。
さらに、電子契約であればデータにアクセスした痕跡が残るため、書面契約に伴う複製や改ざんのリスクが少なくなります。セキュリティ対策に不安を感じるという方もいらっしゃるかもしれませんが、データの暗号化によって簡単に解読することができないため安心して使用することができます。
電子契約システムの選び方
電子契約システムは様々な会社が提供しているため、どれを選べばいいか迷ってしまうという方のために注目すべきポイントをご説明いたします。
システムが用途に合っているか
サービス内容の特徴は提供する会社によって異なるため、自社に合ったシステムを採用することが重要になります。
電子契約システムは契約書の作成と締結に留まらず様々な機能を搭載しているサービスが多いため、どのような目的で電子契約システムを利用するのか明確にしておく必要があります。いくらシステムにメリットがあったとしても、使用する機会がなければ導入する意味がありません。
また、取引先や契約相手が紙での契約を求めている場合は完全に電子契約システムを導入するのにリスクが伴うため注意しましょう。
扱う書類が対応しているか
電子契約システムでは様々な種類の契約書を扱うことができますが、法律上適応されないものも存在します。
特殊な書類や対応を必要とする書類を扱うという企業の場合、導入してから使えないという事態を防ぐためにも提供会社のホームページで事前に利用可能かどうかを確認しておきましょう。
セキュリティ対策
電子契約システムを導入するにあたり、セキュリティ対策が万全かどうかを確認しておくことは最も重要であるといえます。セキュリティ対策の整っていないシステムを導入してしまった場合、不正アクセスやサイバー攻撃によってデータの流出や紛失の可能性があります。
どのようなセキュリティ対策を行っているのかを事前に確認して選びましょう。
費用対効果
電子契約のメリットは印紙税などのコストを削減することですが、電子契約システムを利用するには費用がかかります。価格は搭載されるサービス内容などによって異なるため、導入する際の金額に見合った費用対効果を得られるか事前にシミュレーションして選ぶことをおすすめします。
無料プランを提供する会社もありますが、一定件数を超えると有料になるため、スモールスタートとして数件試したいという方には適しているかもしれません。
ステータス管理が可能か
該当する契約書が現在どのプロセスにあるのか、どう進むかを把握して管理するのがステータス管理機能です。承認が申請されているか、取引先に送付されているかなどを確認することができ、誰が次に何をすればいいのかを瞬時に把握することができます。
この機能があると契約締結までの業務を円滑に進めることが期待できます。
テンプレート機能の有無
以前作成して用意していた、または使用した契約書をテンプレートとして保存し、必要な時に活用することができるのがテンプレート機能です。
この機能を備えた電子契約システムを使うことで契約書を作成する時間を削減でき、契約内容の不備を防ぐこともできます。
既存業務と連携するか
電子契約システムの中には、顧客情報を一括管理する機能を持つものもあります。既存のシステムと連携することができれば、さらに業務の効率向上が期待できます。会計管理システムが既にある場合は、契約書のデータと帳簿を連携することで自動転記が可能になり、BIツールがある場合は売上予測など分析に活用することができます。
電子契約システムと自社のツールが連携できるかどうかを事前に提供会社のホームページなどで確認しておきましょう。
まとめ
電子契約システムには契約書の作成や締結の他にも様々な機能が搭載されています。
システムの種類によって搭載される機能が大きく異なるため、自社の求める役割を果たせるかどうか、既存システムと連携することができるか、コストがどのくらいかかるのかなど、条件を揃えたうえで理想に近いものかどうかよく検討しましょう。
お知らせ
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